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28/07/2017 16:51

Tecnologia para automatizar a gestão de documentos apoia Grupo Ghanem na conformidade com certificações da qualidade

A ferramenta auxilia no cumprimento das exigências da Norma PALC:2016

(Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos) e requisitos da ISO 9000

 

O Ghanem Laboratório contratou o SE Document, solução para automatizar e otimizar a gestão de documentos. Com a ferramenta, a empresa busca a segurança e a gestão total da documentação, aumento da produtividade operacional e estar em conformidade com certificações da qualidade.

O Ghanem é o segundo maior Laboratório de Análises Clínicas de Santa Catarina, atuando em Garuva, Itajaí, Itapoá, Joinville e São Francisco do Sul. E, logo estará atuando em Balneário Camboriú e Itapema. O Grupo conta com os laboratórios Ghanem, Ghanem Mulher, Ghanemzinho e Laboratório Popular. Mensalmente são atendidos quase 40 mil clientes na rede, com a realização de 280 mil exames. Segundo Yana Lissarassa, do processo Gestão da Excelência, o software projeta ganhos expressivos em produtividade.

O SE Document é uma solução da SoftExpert – que fornece softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa – para a gestão de documentos eletrônicos que gerencia todo o ciclo de vida do conteúdo, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte.

Antes da implantação do SE Document, tínhamos o controle das validades dos documentos de forma eletrônica e o envio aos profissionais responsáveis pela revisão; mas o monitoramento dos vencimentos e a cobrança dos prazos continuavam sendo realizados de forma manual. Com a solução, já percebemos a otimização na gestão de documentos, aumento de produtividade operacional e o controle total da documentação em todo o seu ciclo de vida, avalia Yana.

Atualmente a ferramenta é utilizada por 270 profissionais do Ghanem, nos processos pré-analítico, analítico, pós-analítico e também na área administrativa. A solução auxilia a organização no cumprimento das exigências da Norma PALC:2016 do Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos da Sociedade Brasileira de Patologia e Medicina Laboratorial, além de estar em conformidade com os requisitos da ISO 9000.

A automatização da gestão de documentos resultou num aumento de produtividade, principalmente para equipe responsável pela gestão e controle da documentação. Estamos conseguindo direcionar tempo e foco para outras atividades de gestão. Além disso, com uma gestão de documentos efetiva temos condições de assegurar a manutenção de nossa acreditação no quesito controle e gestão de documentos, explica Ketrin Muller, coordenadora do processo Gestão da Excelência.

A organização optou por um sistema eficiente e seguro para organizar a documentação do laboratório clínico. A capacitação da equipe do processo Gestão da Excelência foi o início da implantação do novo sistema. Após capacitação, foi realizado um levantamento com cada processo para entender as características da documentação utilizada.

É um sistema completo. Por meio do SE Document, é possível realizar a conexão de informações que possibilitam a revisão de documentos relacionados. Com a solução temos a possibilidade de criar roteiros de revisão variáveis e criar check lists para criação ou revisão de documentos, suportando todos os tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original, afirma Yana.

O sistema permite a auditoria de acesso sobre as ações executadas de visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos. Há mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos. Quando necessária a impressão para processos específicos, há controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias com possibilidade de incluir marca dágua para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.

Temos, hoje, acesso à documentos de treinamento dos profissionais, garantindo que prazos e procedimentos fossem sempre alcançados. Hoje, todas as tarefas que envolvem o sistema de gestão de documentos são mais controladas, gerando maior satisfação e confiabilidade para nós usuários, afirma Marli Bloemer, usuária da ferramenta no Ghanem.

O sistema agrega uma série de novos recursos, possuindo design moderno, fácil acesso e funções intuitivas ao usuário, facilitando a supervisão das tarefas pendentes de execução e permitindo o envio automático periódico de e-mail aos líderes comunicando as tarefas pendentes, também de seus liderados, explica Eduarda Finardi Muller, que também utiliza a solução.

Para o futuro, a organização pretende dar continuidade na automação dos processos de gestão, iniciando com as capacitações dos profissionais do laboratório e os relatórios de não conformidades preventivas e melhorias do sistema de gestão integrado.

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