QUALIDADE – Notícias

02/05/2017

Kley Hertz aprimora processos, garante a segurança das informações e ganha produtividade com apoio da tecnologia

A Kley Hertz, uma das 10 maiores indústrias farmacêuticas de OTC de capital nacional do Brasil, aprimorou a rastreabilidade de seus processos e a conformidade regulamentar com a gestão eletrônica de documentos e registros. Atualmente, a organização gerencia processos e mais de 10 mil documentos de forma eletrônica na organização. Com ganhos operacionais e de produtividade, a empresa planeja se beneficiar também da tecnologia para a gestão de não conformidades e ações corretivas e preventivas.

Além de medicamentos OTC, a Kley Hertz também atua nos segmentos de fitoterápicos, suplementos, cosméticos, dermocosméticos e medicamentos com prescrição médica. A empresa conta hoje com um portfólio de mais de 60 marcas.

Apesar de possuir um processo de gerenciamento de documentos disseminado por todas as áreas, sua gestão ocorria de forma manual. Todos os documentos implementados na Kley Hertz eram atualizados numa lista mestra controlada via planilha de Excel, o qual também era utilizado para controlar o vencimento dos documentos.

O controle dos documentos em revisão era trabalhoso, não sendo possível controlar quanto tempo um documento permanecia com cada responsável (elaborador, consenso e aprovação). Isto provocava atraso nas homologações e maior envolvimento da Garantia da Qualidade em cada etapa do processo e na cobrança de retorno das áreas. Além disso, tendo em vista o grande número de documentos que a empresa possui, nem todos os documentos possuíam controle de validade.

De acordo com a Gerente Técnica da Kley Hertz, Márcia Valiati, não era possível ter conhecimento dos documentos mais acessados e revisados, e o conhecimento de novas versões ocorria apenas através do envio de e-mails.

Além disso, as marcas d água eram incluídas manualmente e os documentos eram convertidos para PDF a fim de serem disponibilizados eletronicamente para consulta. Não havia a pesquisa por palavras chave em textos, o que demandava tempo para pesquisa.

Diante desse cenário, a Kley Hertz iniciou um minucioso processo de avaliação para adotar uma solução para a gestão eletrônica de seus documentos e registros, considerando os rigorosos requisitos regulamentares e de validação de sistemas exigidos para a indústria farmacêutica. Ao final do processo a ferramenta escolhida foi o SE Document, produto que compõe a suíte de aplicações para o aprimoramento de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão, fornecido pela SoftExpert Software.

Valiati aponta como diferenciais a rastreabilidade e a segurança das soluções SoftExpert. “Consideramos o software didático, permitindo sua parametrização de acordo com a necessidade da empresa”, acrescenta.

O SE Document integra as tecnologias de workflow colaborativo, como indexação, recuperação e visualização de conteúdo, em uma única aplicação web. O software proporciona um acesso simples e imediato aos documentos pelos departamentos da empresa, clientes e fornecedores, assegurando que as versões atualizadas estejam disponíveis. Além disto, todas as ações realizadas sobre os documentos em todo o seu ciclo de vida são 100% monitoradas.

Atualmente existem 273 usuários cadastrados no sistema, alocados nas áreas de Produção, Controle de Qualidade, Garantia da Qualidade, Pesquisa e Desenvolvimento, Engenharia, Meio Ambiente e Logística, além das áreas Administrativas como RH, MKT, Comercial, Financeiro e TI.

“Temos hoje cerca de 10 mil documentos, divididos entre vigentes e obsoletos, armazenados no sistema”, conta Valiati.

Dentre os ganhos obtidos com o SE Document, ela cita o envolvimento das áreas e a agilidade em todo o processo de homologação dos documentos. “Isto facilitou o controle das revisões por parte da Garantia da Qualidade e permitiu maior atendimento às demandas”, conta.

A pesquisa por palavras chave no corpo dos documentos, o conhecimento daqueles mais acessados e a gestão do período de vencimento dos documentos, também foram destacados por Márcia.

A Kley Hertz possui uma unidade industrial que atende a padrões de qualidade para a produção de medicamentos. A empresa é habilitada com o Certificado de Boas Práticas de Fabricação (BPF), também conhecido como GMP (Good Manufacturing Practice), o que garante que a empresa cumpre com todas as normas exigidas pela legislação do setor farmacêutico para a fabricação de medicamentos. A unidade fabril de Porto Alegre (RS) em conjunto com os Centros de Distribuição de Cotia (SP) e Contagem (MG) são responsáveis pela produção e distribuição de 20.000.000 unidades ao ano.

“O SE Document garante que o processo de gestão de documentos seja confiável, rastreável e dinâmico. Isso é de suma importância para uma empresa como a nossa, na qual o cumprimento de procedimentos e normas são essenciais para o sucesso do negócio”, destaca Márcia.

PLANOS FUTUROS

Conforme explica a Gerente Técnica, a gestão de ordens de produção, contratos e documentações de fornecedores poderá migrar para o SE Document. Além disso, a Kley Hertz tem interesse em implementar uma solução de Gestão de Planos de Ação da SoftExpert para a gestão de não conformidades e ações corretivas e preventivas, a fim de permitir uma integração maior do sistema e maior rastreabilidade e envolvimento das áreas de interface no processo de desvios de qualidade.

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