V - PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO PRÊMIO GESTÃO BANAS 2007

O Prêmio Gestão Banas 2007 será concedido às empresas com maior grau de desenvolvimento em seus sistemas de gestão focados respectivamente:
a) Satisfação do Consumidor – Prêmio Gestão Banas 2007 – ISO 9001
b) Desenvolvimento Sustentável - (ISO 14001) – Prêmio Gestão Banas 2007 –estimulando a busca pelo nível de excelência para o meio ambiente.
c) Responsabilidade Social Corporativa - (NBR 16001 / SA 8000 / AA 1000), estimulando a busca pelo nível de excelência perante a sociedade e seus colaboradores.
O grau de desenvolvimento será medido pela pontuação obtida no Relatório de Auto-Avaliação baseado nos critérios normativos e devidamente confirmada pelas evidências do Relatório de Gestão que será analisado criteriosamente pelos avaliadores designados e pela Comissão Julgadora, quando necessário, e quando classificada como finalista, pela visita dos avaliadores às instalações da candidata.
• Estarão aptas a ganharem o Prêmio Gestão Banas 2007, todas as empresas que tiverem pontuações confirmadas e cuja somatória seja superior à pontuação de corte.
• A pontuação de corte do Prêmio Gestão Banas 2007 nas três categorias será de 400 pontos.

ETAPAS DO PROCESSO
O Prêmio Gestão Banas 2007 tem início com a inscrição das empresas candidatas. Na seqüência, as empresas candidatas recebem curso de treinamento para saber como preencher os Relatórios de Auto-Avaliação e de Gestão.
Simultaneamente, inicia-se o treinamento dos Avaliadores Voluntários e a reciclagem dos Avaliadores Voluntários já veteranos. Esta seleção se faz com uma rigorosa prova após intenso treinamento de 48 horas-aula. O Avaliador Voluntário torna-se um Membro do Prêmio Gestão Banas, quando sua nota de avaliação após o curso ultrapassar uma média 80 pontos sobre 100 possíveis.
O processo de avaliação do Prêmio Gestão Banas 2007 começa no momento em que o Relatório de Gestão e o Relatório de Auto-Avaliação são entregue pela empresa candidata à Comissão Organizadora do Prêmio.
Neste momento, a candidata recebe um número código que acompanhará seu processo até a fase final quando da indicação das organizações ganhadoras.
Este código é uma das formas utilizadas para que o nome da organização não seja revelada nas diversas fases da análise. Uma vez escolhidos quem serão os avaliadores de cada uma das empresas candidatas, depois de verificado se não há sob qualquer hipótese “conflito de interesse” que é configurado por:
• O avaliador estar prestando ou ter prestado serviços de qualquer natureza à empresa candidata ou a uma de suas empresas coligadas.
• O avaliador ter sido um ex-funcionário da empresa candidata ou de uma de suas empresas coligadas.
• O avaliador estar prestando ou ter prestado serviços a uma empresa concorrente à candidata.
• O avaliador já ter analisado a empresa candidata em passado recente (últimos três anos),
Os Relatórios de Gestão e Auto-Avaliação serão então encaminhados para os dois avaliadores sem que ambos se conheçam. Desta forma nesta primeira fase não poderão trocar idéias ou discutir itens do relatório, com isto obtemos duas opiniões totalmente isentas de qualquer influência e que serão analisadas separadamente por dois especialistas em Gestão da Qualidade.

ETAPA 01

1. ANÁLISE CRÍTICA INDIVIDUAL
a) O Relatório de Gestão será analisado por dois Avaliadores experientes, que verificarão a consistência da pontuação obtida no Formulário de Auto-Avaliação com as práticas descritas em cada item. A avaliação será feita individualmente.
b) Concluída a etapa de análise individual, os dois Avaliadores, em reunião de consenso, farão a análise conjunta das tabelas, gráficos e pontuações para atingirem um resultado definitivo. Somente nesta fase, e diante dos Jurados, poderão discutir sobre o Relatório de Gestão e o Relatório de Auto-Avaliação.
c) No caso de não haver concordância entre os dois Avaliadores quanto à pontuação total ou parcial da candidata, a decisão caberá à Banca de Juízes, formada por um representante da Revista BANAS QUALIDADE e dois profissionais da área da Qualidade de reconhecido conhecimento.
d) Na hipótese da pontuação total da candidata não ter uma variação superior a 10% entre os dois avaliadores, terá validade a maior pontuação. Ou os dois avaliadores, em consenso, poderão aplicar uma nova nota, desde que não inferior às notas já dadas pelos avaliadores.
e) Esta reunião de consenso será feita individualmente por cada empresa de forma que os avaliadores das demais empresas candidatas que não analisaram estes relatórios não terão acessos a estas informações sob nenhuma hipótese. E assim sendo processado para cada empresa candidata.
f) A Banca de Juízes, sem conhecer a identidade das organizações candidatas, fará a somatória das pontuações obtidas por cada uma delas sendo excluídas aquelas organizações candidatas que tiverem uma pontuação total inferior à pontuação de corte (400 pontos).
g) As organizações candidatas que obtiverem pontuação superior à da linha de corte se tornam automaticamente finalistas para a segunda fase, que consiste na visitação às instalações.
h) Na hipótese de haver dúvida entre os avaliadores quanto à real pontuação da empresa candidata e desde que esta pontuação total não seja 20% inferior à pontuação de corte, caberá à Banca de Juízes permitir ou não que esta organização passe para a segunda fase para ser avaliada “in loco”, ou que seu Relatório de Gestão seja analisada por um terceiro avaliador. Esta variável afasta qualquer possibilidade de erro de análise dos membros avaliadores por incorreção ou má interpretação dos dados ou das informações constantes no Relatório de Gestão da empresa candidata. A experiência de mais de dez anos de existência do Prêmio tem provado que a margem de acerto dos Avaliadores Voluntários, por sua grande experiência e conhecimento na área, ultrapassa a margem de 95% de acerto nas notas de avaliação dos Relatórios de Gestão, porem foram observados, no decurso destes anos, candidatas que falharam na elaboração de seus Relatório de Gestão, tiveram suas notas reduzidas na primeira avaliação, porém após a visita, na segunda fase tiveram sua notas recompostas e até aumentadas. Por este motivo esta nova regra será implantada a partir deste ano.
i) Regras rígidas para evitar conflito de interesse serão obedecidas durante todo o processo, conforme estabelece o “Código de Ética do Prêmio Gestão Banas” que é assinado por todos os Avaliadores e pelas pessoas envolvidas no processo.

ETAPA 02

2. VISITA ÀS INSTALAÇÕES DAS CANDIDATAS
a) A visita às candidatas selecionadas como finalistas será executada pelos mesmos Avaliadores que atuaram na etapa 1.
b) A candidata será informada sobre o nome e o perfil do(s) Avaliador(es) que executará(ao) a visita.
c) O propósito da visita será o de verificar as informações fornecidas pelo Relatório de Gestão e, também, esclarecer dúvidas decorrentes da análise crítica.
d) A visita possibilitará uma visão mais abrangente, “in loco”, o que a simples leitura do relatório não permite.
e) O planejamento de cada visita será feito em comum acordo com a candidata e a agenda detalhada será apresentada no início da visita às instalações.
f) Após a visita, o(s) Avaliador(es) emitirá(ao) um relatório, contendo as suas conclusões e as pontuações finais obtidas pela candidata, que será enviado à comissão julgadora para indicar as organizações premiadas.
g) Nessa fase, as candidatas que forem repontuadas com valores abaixo da linha de corte estarão automaticamente desclassificadas.

CRITÉRIOS, ITENS E PONTUAÇÕES MÁXIMAS
A) Os critérios do Prêmio Gestão Banas – ISO 9001 – Qualidade – contemplam os 5 (cinco) elementos e os 23 (vinte e três) itens para uma pontuação máxima de 1.000 pontos.
B) Os critérios do Prêmio Gestão Banas – ISO 14001 – Desenvilvimento Sustentável – contemplam os 6 (seis) elementos e os 17 (dezessete) itens para uma pontuação máxima de 1.000 pontos.
C) Os critérios do Prêmio Gestão Banas – Responsabilidade Social Corporativa – contemplam os 6 (seis) elementos e os 17 (dezessete) itens para uma pontuação máxima de 1.000 pontos.

VI - REGRAS DO RELATÓRIO DE GESTÃO

A - RELATÓRIO DE AUTO-AVALIAÇÃO
No relatório de Auto-Avaliação, a candidata deverá assinalar a faixa percentual que mais se aproxima do atual padrão da empresa em cada um dos Itens e Critérios. (Veja tabela 1) Na coluna de “Pontuação Obtida” deverá ser colocado o valor correspondente ao percentual anotado.
Por exemplo: no elemento 5 – Responsabilidade da Direção da ISO 9001, no Item 5.6 Análise crítica pela direção, a organização candidata anotou a faixa de 50%, portanto a sua pontuação nesse Item será de 100 pontos dos 200 possíveis.
É importante salientar que o Relatório de Auto-Avaliação deverá estar fundamentado no Relatório de Gestão, ou seja, a pontuação colocada, deverá ser evidenciada com fatos, gráficos, metodologias, etc.
É baseado no Relatório de Auto-Avaliação que os avaliadores do Prêmio Gestão Banas 2007 analisarão o Relatório de Gestão e aceitarão a pontuação colocada ou farão a sua re-pontuação para cada Item.
Na visita de auditoria, as evidências serão analisadas e novamente as pontuações poderão ser alteradas. Portanto, é importante que a pontuação seja colocada com muito critério e dentro da realidade atual da organização. Como orientador, utilize as tabelas A e B como forma de realizar uma análise mais precisa.
O manual com os critérios do Prêmio Gestão Banas – ISO 9001, ISO 14001 e NBR 16001/SA 8000 ou AA 1000", fornecido na inscrição, detalha cada Critério e cada Item do Relatório de Auto-Avaliação. Da mesma forma, o curso de 8 h/aula, que será ministrado em datas já estabelecidas, dará orientação necessária para o melhor preenchimento dos Relatórios.

B - RELATÓRIO DA GESTÃO
Essa seção apresenta um roteiro e as recomendações sobre a elaboração do Relatório de Gestão.

1. OBJETIVO
O Relatório de Gestão é o documento que contém a descrição das práticas de gestão e dos resultados da candidata, de forma a permitir sua análise pelos avaliadores. É o Relatório de Gestão que justifica a pontuação do Relatório de Auto- Avaliação.

2. COMPOSIÇÃO DO RELATÓRIO
O relatório deve conter nesta ordem:
1. Primeira capa em branco
2. Sumário (índice);
3. Perfil da Candidata;
4. Organogramas;
5. Respostas aos Itens dos Critérios (inclui exclusões, caso existam – ver item 3.1);
6. Glossário de expressões especiais / siglas utilizadas no texto do Relatório de Gestão;
7. Formulário para Determinação de Elegibilidade;
8. Relatório de Auto-Avaliação;
9. Cópia(s) do(s) Certificado(s) ISO;
10. Declaração de Idoneidade; e
11. Quarta capa em branco.
O Relatório de Gestão deve ser encadernado num conjunto, para prevenir que os documentos e formulários não se extraviem durante o manuseio.

3. FORMATAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO
a) As descrições das evidências para os itens deverão manter a mesma seqüência e as mesmas identificações utilizadas no manual do Prêmio de Gestão Banas – ISO 9001 – Qualidade, ISO 14001 – Desenvolvimento Sustentável ou Responsabilidade Social Corporativa.
Por exemplo, do Prêmio Gestão Banas – ISO 9001: 7.2 para indicar as respostas ao Item 2 do Elemento 7, qual seja, Processos relacionados ao cliente.
b) Como informado anteriormente, a candidata deverá preparar um índice, indicando os números de páginas em que se encontram os documentos e formulários que compõem o Relatório de Gestão.
c) O Relatório de Gestão deve ser digitado/impresso em fonte tamanho 10, tipo ARIAL e em papel formato A4 (ABNT).
d) Deverão ser usados a frente e o verso das folhas.
e) Para figuras e gráficos, desde que legíveis, poderá ser usado o tamanho de fonte nº 7.
f) As tabelas, apresentadas em forma de figura, deverão ser elaboradas em fonte tamanho 8.
g) Para evitar a identificação visual da candidata, o Relatório de Gestão deverá conter antes da capa principal, uma folha em branco. O mesmo cuidado deverá ser tomado após a 4ª capa.É também conveniente se evitar a reprodução de logomarca da empresa nas partes superior e inferior do papel do Relatório de Gestão

3.1 Aplicação
Todos os requisitos são genéricos e se pretende que sejam aplicáveis a todas as organizações, sem levar em consideração o tipo, tamanho e produto fornecido.
Quando algum(s) requisito(s) desse critério não puder(em) ser aplicado(s), devido à natureza de uma organização e seus produtos, isso pode ser considerado para exclusão.
Quando forem efetuadas exclusões (permitido somente para o PGB – ISO 9001), estas devem ficar limitadas aos requisitos contidos no elemento 7 e que tais exclusões não afetem a capacidade ou responsabilidade da organização de fornecer produtos que atendam aos requisitos dos clientes e requisitos regulamentares aplicáveis.
Item 1.2 Aplicação, NBR ISO 9001:2000
As exclusões devem ser documentadas na seqüência dos critérios.

4. LIMITES DE PÁGINAS DO RELATÓRIO DE GESTÃO
A quantidade de páginas para o relato das evidências em resposta aos requisitos do Prêmio de Gestão Banas deverá ser de no máximo 100 páginas, incluindo figuras, gráficos e tabelas. As páginas contendo as respostas aos itens deverão ter numeração seqüencial, de preferência contínua.
A descrição do perfil da candidata é limitada a 5 páginas. As páginas do Índice, Perfil, Organogramas, Glossário e Formulários não estão incluídas no limite de 90 páginas dos relatos de evidências. Não é recomendável o uso de pastas volumosas ou de capas duras, pois dificultam o manuseio do Relatório de Gestão pelos avaliadores. Não deverão ser enviados cópias de fitas de áudio ou vídeo, catálogos ou folhetos, ou quaisquer outras informações que não as especificadas neste manual.
Qualquer anexo acrescentado ao Relatório de Gestão será considerado como parte integrante do mesmo e portanto contado dentro do limite de páginas.
Deverão ser enviadas 4(quatro) cópias do Relatório de Gestão para:

A candidata poderá enviar em conjunto com o relatório impresso, um outro em mídia eletrônica que não será utilizado para avaliação, mas será avaliado como uma forma de atender aos requisitos de comunicação externa.

5. PENALIDADES
As organizações candidatas, que não seguirem as diretrizes para elaboração do Relatório de Gestão, poderão ter a inscrição cancelada, segundo critério dos avaliadores.

VII - CONTEÚDO DO RELATÓRIO DE GESTÃO

Essa seção apresenta um roteiro de recomendações sobre a elaboração do Relatório de Gestão.

1. PERFIL DA CANDIDATA
É um resumo das atividades da candidata, abordando o que é mais importante para a mesma, as principais estratégias e planos de ação e sua visão de futuro. Em termos mais simples, o perfil tem a intenção de ajudar a compreender melhor quem é, o que produz e o que é pertinente e importante para a candidata.
É utilizado pelos avaliadores em todas as etapas da análise crítica, inclusive na etapa de visita às instalações.
O perfil está subdividido em cinco partes:
1.1. Descrição Básica da Candidata
• Natureza das atividades da candidata (produtos/serviços), inclusive se possui caráter competitivo ou não.
• O porte, incluindo instalações, localização(es) e forma de atuação (capital aberto, capital limitado, fundação, associação, instituto etc.).
• Os principais mercados ou áreas de atuação (local, regional, estadual, nacional ou internacional) e os principais tipos de clientes (consumidores, iniciativa privada, órgãos governamentais etc.). Incluir formas especiais de relacionamento, como parcerias com clientes ou grupos de clientes.
• O perfil da força de trabalho, incluindo quantidade, formação, especialização e escolaridade das pessoas (funcionários, servidores, terceiros, temporários, estagiários, consultores, autônomos, comissionados e outros). Mencionar a sindicalização e o regime jurídico de vínculo e os requisitos especiais de segurança no trabalho.
• Os principais equipamentos, instalações e tecnologias utilizados.
• Os principais processos. Se a candidata for uma unidade autônoma da organização, deverá ser descrito o seu relacionamento institucional com a organização a que pertence e informadas as porcentagens da sua força de trabalho e da receita bruta global em relação à mesma. Descrever, brevemente, a relação entre os produtos/serviços da unidade e os da organização ou de suas outras unidades. Relatar os serviços de apoio externo mais importantes.
1.2. Necessidades dos Clientes
• Os principais clientes, incluindo os grupos de clientes e os segmentos de mercado, para cada produto/serviço da candidata.
• As principais necessidades dos clientes (por exemplo, prazos de realização/entrega, níveis aceitáveis de erros/defeitos e serviços posteriores de suporte/pós-venda).
1.3. Relacionamento com Fornecedores
• Os materiais/serviços fornecidos e as respectivas quantidades de fornecedores.
• Principais fornecedores, incluindo distribuidores, revendedores, órgãos da administração e outros ramos de atividades.
• Descrever qualquer limitação ou forma especial de relacionamento (parceria) que possa existir ao tratar com alguns ou com todos os fornecedores.
1.4. Aspectos Relevantes
• A situação no ramo perante a concorrência (porte relativo), ritmo de crescimento ou desempenho institucional comparado ao de outras organizações públicas ou privadas que exercem atividades similares.
• Quantidade e os tipos de concorrentes ou natureza das organizações que exercem atividades similares (públicas, privadas, nacionais ou internacionais).
• As principais estratégias e planos de ação perante a concorrência ou as organizações similares (aumento de produtividade, redução de custos e inovações quanto a produtos/serviços).
• Mudanças que estão ocorrendo no setor de atuação que afetam o mercado ou a natureza das atividades exercidas.
• Os principais desafios, tais como: assumir novas atividades ou ampliar a abrangência de atuação, novos mercados ou novos segmentos.
• As novas parcerias institucionais, estratégicas e operacionais.
• A introdução de novas tecnologias.
• Os requisitos legais e regulamentares (no ambiente operacional da candidata), inclusive quanto à saúde ocupacional, segurança e proteção ambiental. Incluir também os requisitos legais que interferem ou restringem a questão econômico/financeira e dos processos organizacionais.
• As mudanças estratégicas.
• Os aspectos peculiares da candidata. • Explicar, de forma sucinta, como a função Qualidade ou o Desenvolvimento Sustentável contribui na estratégia da empresa e como ela compõem o orçamento de curto prazo e o planejamento financeiro de médio e longo prazo, quer seja com foco na redução de custos e/ou com foco no aumento de receita.

2. ORGANOGRAMAS E O MODELO DE GESTÃO
A candidata deverá anexar organograma. Se for uma unidade da organização, o organograma deverá conter os principais vínculos com as demais unidades. Deverá ser incluída, também, a porcentagem da força de trabalho em relação à organização. Conforme o modelo de gestão sugerido pelos critérios da “Gestão Estratégica da Qualidade” e da “Gestão Integrada a Resultados”, que é o modelo da ISO 9001:2000, constante no manual dos critérios da “Gestão Estratégica da Qualidade”, a empresa deve anexar este modelo adaptado para a sua empresa, mostrando os principais processos do item 7 Gestão de processos/realização do produto; os principais requisitos dos clientes; as principais medições de item 8.2.

Respostas aos itens do Prêmio Gestão Banas

Ao preparar as respostas aos Itens do Prêmio Gestão Banas será necessário:
- Entender as exigências específicas dos Critérios, principalmente, os requisitos dos Itens e dos tópicos e o relacionamento entre os ITENS dos Critérios e o Sistema de Pontuação. O perfil da organização, porte, ramo de atividade, deverão ser considerados ao interpretar os requisitos dos tópicos. Os recursos limitados de uma pequena empresa podem afetar, por exemplo, o provisionamento de recursos e a obtenção de alguns tipos de informações comparativas. Convém descrever sucintamente essas limitações, nas respostas aos respectivos Itens.
- Entender o significado de Indicadores de Desempenho. Os Itens de Resultados estão baseados nas informações referentes a indicadores. Os indicadores envolvem medições relacionadas ao desempenho. Alguns tipos de desempenho são medidos diretamente, como tempo de ciclo, prazo de entrega e índice de satisfação. Outros exigem a composição de várias medições, de forma mais ou menos complexa, a fim de indicar o desempenho (como, por exemplo, o indicador “sucesso em inovação”, que pode ser medido por meio de patentes requeridas, patentes concedidas, tempo de ciclo para introdução no mercado e conquista de participação no mercado pelos novos produtos). No texto dos Critérios, o termo “Indicadores”, é utilizado com ambos os significados.
- Entender a diferença entre informações e resultados. Informações são dados tratados e que podem ser representados por valores numéricos, enquanto os resultados são conseqüências da implementação de práticas de gestão. O relato dos Itens de Resultados requer apresentação de informações numéricas para demonstrar tendências e o nível de desempenho alcançado. Os Itens de Abordagem/Enfoque e Desdobramento estão mais focalizados na descrição de processos e práticas de gestão, mas pode ser conveniente incluir algumas informações numéricas para demonstrar, com mais clareza e de forma mais completa, alguns aspectos da aplicação dos enfoques.
- Selecionar as informações pertinentes e importantes. Ao preparar o relato de um Item, focalizar aquilo que responda diretamente às exigências dele e que seja coerente com o Perfil da Organização.
- Elaborar respostas concisas. A limitação do número de páginas do Relatório de Gestão não permite narrativa extensa ou inclusão de informações que não sejam respostas diretas às exigências do Item. Por esse motivo, as candidatas devem elaborar todas as respostas baseando-se em fatos e evidências.
- Utilizar referências cruzadas, sempre que apropriado. As candidatas devem responder a cada Item de forma completa, independentemente do conteúdo dos outros. Quando as respostas a diferentes itens se reforçam mutuamente, é necessária a utilização de referências cruzadas, em vez de se repetir o texto já apresentado. (Exemplo: conforme descrito em 5.1.a)
- Deixar evidente a interligação dos componentes do Sistema de Gestão. Por exemplo, deve haver consistência entre a abordagem das principais necessidades das partes interessadas e os resultados relativos às partes interessadas (por exemplo na ISO 9000: Item 8.2 e item 5.6). Do mesmo modo, os resultados dos processos relativos ao produto (por exemplo na ISO 9000: Item 8.2 e 5.6) devem estar relacionados à gestão de processos relativos ao produto (por exemplo na ISO 9000: Item 7.1), entre outros.
- Entender o significado da palavra “Como”: Parte integrante de todos os requisitos dos Itens de Abordagem/Enfoque e Desdobramento/ Aplicação. A palavra “Como” solicita que a organização descreva suas práticas de gestão, os respectivos padrões de trabalho dessas práticas, incluindo os responsáveis e a periodicidade de realização, além da aplicação das práticas e padrões, demonstrando a disseminação e a continuidade. Em suma, as respostas aos requisitos devem fornecer a mais completa descrição possível, para permitir que a avaliação e o respectivo relatório elaborado pelos examinadores agreguem um valor significativo para a Candidata. As respostas devem descrever os detalhes mais importantes das práticas de gestão, as ferramentas, os indicadores de desempenho, o grau de aplicação, os métodos de controle e as formas de aprendizado. As respostas que não contiverem informações suficientes para que os examinadores possam definir os pontos fortes ou as oportunidades para melhoria serão consideradas inadequadas aos requisitos do Item, isto é, sua pontuação tenderá aos limites inferiores da Tabela de Pontuação.
- Antecipar-se à avaliação. Uma resposta bem redigida é aquela que, por si só, conduz aos comentários do examinador. A citação de um mero exemplo, sem a descrição da sua prática de gestão correspondente, não deve ser feita, por não ser possível redigir um comentário de realimentação que agregue valor à Candidata. Se forem incluídos exemplos, certifique-se de que ilustram e complementam o conteúdo da resposta.
- Evidenciar a aplicação dos enfoques. A aplicação pode ser demonstrada utilizando-se tabelas que resumam o que é feito em cada uma das áreas, setores, unidades e processos da organização.
- Demonstrar foco e consistência. Há três importantes fatores a serem considerados:
a) O Perfil da Organização deve deixar claro o que é importante;
b) As Estratégias e os Planos de Ação devem ressaltar os principais focos e como o desdobramento é realizado;
c) A descrição da Análise crítica pela direção – Análise dos Resultados (por exemplo na ISO 9001: Item 5.6) deve mostrar como a organização critica e processa as informações de desempenho para estabelecer prioridades.
O foco e a consistência nos Itens de Enfoque e Aplicação devem ter o apoio de informações quantitativas, que deverão ser relatadas nos Itens de Resultados.
- Demonstrar o progresso (tendências), o sucesso alcançado (níveis de desempenho) e a amplitude da aplicação, por meio de valores numéricos. A avaliação do sucesso alcançado se baseia, usualmente, em três fatores: (1) se o nível de desempenho tem sido sustentado ou se é apenas um resultado momentâneo. (2) se o nível de desempenho alcançado é oriundo das ações estratégicas definidas. (3) se o nível de desempenho pode ser comparado com o de outras organizações.
- Relatar dados de tendências para evidenciar o progresso e o desempenho sustentado, ou seja, para mostrar que as melhorias ou os níveis de desempenho de “classe mundial” estão se mantendo ao longo do tempo. Não especificar prazo mínimo para os dados de tendência, que podem variar de três a cinco anos, ou mais, para alguns resultados. As tendências podem abranger períodos mais curtos, onde os esforços para melhoria são mais recentes.
- Apresentar o intervalo de tempo entre os pontos de uma linha de tendência (anual, semestral ou mensal), da maneira como são, naturalmente, utilizados. A freqüência de medição deve ser adequada para apoiar as análises críticas e a tomada de ações corretivas e de melhoria.
- Apresentar os resultados de indicadores de desempenho que reflitam amplo grau de aplicação dos enfoques. A utilização de gráficos e tabelas permite a apresentação, de forma compacta, de uma grande quantidade de resultados.
- A ênfase nas principais estratégias e nos planos de ação deve ficar evidente no conjunto de respostas, em função da consistência entre os Itens e o Perfil da Organização. Por exemplo: as principais necessidades dos clientes, descritas no Perfil, devem ser evidentes em todos os Itens pertinentes, isto é, por exemplo na ISO 9000: 5.1.a; 5.2; 5.4; 5.5; 5.6; 6.1.b; 7.2; 8.2.1. É particularmente importante relatar resultados diretamente relacionados com os principais requisitos dos clientes e indicadores de desempenho da organização.
- Em proporção, a maior quantidade de páginas deve ser reservada para o elemento: Responsabilidade da Direção (especialmente na Análise crítica pela direção – Análise dos Resultados) e para o Item “Medição e Monitoramento”, pois eles têm maior peso na avaliação. Os Itens que descrevem fatores mais importantes para a Candidata devem receber, proporcionalmente, maior ênfase.
- As respostas devem ser verificadas para garantir que os Itens inter-relacionados não apresentem conflito de informações. Além disso, verificar se não há duplicação de informações.
- Uma unidade autônoma deve abordar todos os requisitos dos Itens, mesmo que alguns desses requisitos sejam atendidos por atividades corporativas, desempenhadas pela organização à qual a unidade pertence ou está vinculada. Tais atividades estão sujeitas a avaliação, inclusive verificação durante a visita às instalações.
- A utilização de siglas ou termos específicos da Candidata torna o texto menos pesado, mas dificulta o processo de avaliação, se não for incluída uma seção contendo um glossário.
- Introduzir o maior número de figuras (fluxogramas, gráficos, tabelas ou quadros), com legibilidade apropriada.
- Demonstrar, da melhor maneira possível, que a aplicação dos Critérios abrange todas as áreas, setores, unidades e processos.
- Identificar os Itens e os Tópicos com seus respectivos números e títulos (1.1.a – Sistema de Liderança).
- Fornecer todas as informações solicitadas no Perfil da Organização. - Efetuar revisão gramatical e de edição (diagramação e impressão).
- Verificar a qualidade das cópias e se todos os exemplares estão completos conforme especificado no Item 2 do Relatório de Gestão.
AS CÓPIAS DOS RELATÓRIOS DE GESTÃO SERÃO DESTRUÍDAS PELO COMITÊ ORGANIZADOR DO PRÊMIO AO FINAL DO PROCESSO, MANTENDO A CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES.